Porządkowanie dokumentów w domu i w pracy

Porządki w dokumentach

Bałagan, którym się otaczamy prawdopodobnie przekłada się na organizację naszego życia. Możesz sobie powtarzać, że Twój bałagan jest artystyczny, twórczy, wzmaga Twoją kreatywność – i może faktycznie po części tak jest, ale ile czasu zajmuje Ci znalezienie jakiejś rzeczy? Czy masz pewność, że zawsze znajdziesz ją na czas wówczas, gdy będziesz jej naprawdę potrzebować?

Czy potrzeba szybkiego znalezienia dokumentu nie wywołuje w Tobie uczucia choć lekkiego stresu albo irytacji? Czy w razie potrzeby jesteś w stanie szybko odnaleźć dokument, którego pilnie potrzebujesz? Jeśli konieczność odnalezienia dokumentu wywołuje dyskomfort i obawę, że nie będzie to takie proste, może warto uporządkować dokumenty? Znajdź motywację do posprzątania zgromadzonych papierów i naucz się jak skutecznie archiwizować dokumenty.

Zupełny chaos w dokumentach?

Doskonale wiesz, że rachunek za prąd znajduje się w stercie papierów, która znajduje się w drugiej szufladzie od góry, ale czy nie byłoby łatwiej, gdybyś trzymał ten rachunek w miejscu, które mógłbyś dokładnie zlokalizować bez określenia „gdzieś tam”? Faktura do rozliczenia też „gdzieś tam” się zapodziała. Po co zaprzątać sobie głowę pamiętaniem takich zbędnych rzeczy? Czy zamiast tworzyć w głowie i zapamiętywać skomplikowane algorytmy, którymi należy podążać, by znaleźć przedmiot, dokument, fakturę – nie lepiej zająć się w wolnym czasie nauką języka obcego, którego pragniesz się nauczyć?

Wyobraź sobie, że masz komuś przekazać, gdzie się coś znajduje… Czy naprawdę chcesz tłumaczyć, że przedmiot, który ktoś ma za chwilę znaleźć – znajduje się w jakimś stosie papierów? A wiesz chociaż, co poza tym znajduje się jeszcze w tej stercie?

Wiele osób trzyma zbędne dokumenty, kartki, papiery – często nieaktualne. Zwykle tworzą one mało zgrabne stosy, często przewracające się albo upchnięte siłą w szufladzie. Niekiedy te papierowe góry tylko czekają na otwarcie drzwiczek szafy – by „złośliwie” wysypać się z niej w najmniej oczekiwanym momencie – zasypując nas lawiną makulatury. Może warto byłoby zaprowadzić w tych papierach porządek?

Archiwizacja dokumentów na pewno pozwoli Ci zapanować nad chaosem.

Jak posegregować dokumenty?

Zacznij od małego kroku. Usiądź, zastanów się, gdzie przechowujesz swoje „niezwykle ważne” tony dokumentów, notatek, gazet, magazynów i innej makulatury. Pomyśl, która sterta najbardziej Cię przeraża czy przytłacza. A może warto wcześniej ogarnąć mniejszy kopiec, by przekonać się, że to wcale nie było takie trudne i znaleźć tym samym motywację na pokonanie większej góry? Na początek niech te sterty będą choć odrobinę tematyczne, więc może zacznij najpierw od segregacji, by później podjąć decyzję, od której „tematycznej góry” rozpoczniesz kolejny etap: porządkowanie dokumentów. Pamiętaj, trening czyni mistrza – gdy nauczysz się jak rozprawiać się ze zbędną makulaturą, okaże się to dla Ciebie niezwykle proste, a może i nawet satysfakcjonujące.

Przygotowanie do porządkowania

Posprzątaj otoczenie, w którym zamierzasz rozpocząć segregację. Chyba nie chcesz wymieszać tej sterty papierów ze stertą innych rozrzuconych rzeczy ani nie chcesz się irytować, gdy kartki zaczną spadać z innych przedmiotów. Tylko nie zajmuj się sprzątaniem otoczenia zbyt długo, nie chodzi o to, by zmęczyć się na starcie i odłożyć porządkowanie dokumentów na „inną okazję” (jak to pewnie było do tej pory). Niech sprzątanie otoczenia nie będzie dla Ciebie tematem zastępczym. Chodzi tylko o to, żeby porządkując dokumenty na biurku mieć czysty blat, na łóżku mieć rozłożoną narzutę, która nie będzie przeszkadzała w pracy, a sprzątając na podłodze/dywanie, warto wcześniej tę powierzchnię odkurzyć, by kurz, piasek, okruszki pieczywa, wplątane włosy, sierść zwierząt czy inne zanieczyszczenia nie plątały się pomiędzy dokumentami.

Miej też w pogotowiu pojemnik na makulaturę lub lnianą torbę ekologiczną. Mogą się za chwilę przydać.

Praca samodzielna czy zespołowa?

Czy zamierzasz sprzątać samodzielnie? Jeśli czujesz, że potrzebujesz czyjegoś wsparcia, może warto zaprosić kogoś kogo lubisz, ale kto jest jednocześnie obiektywnie krytyczny i przy tym mniej sentymentalny od Ciebie? Czasami osoby trzecie jednym pytaniem czy zdaniem umieją uświadomić nam, że nasze przekonanie na jakiś temat jest błędne albo umieją podpowiedzieć coś, co wydawało nam się niezwykle trudne. Jeśli preferujesz samodzielne sprzątanie, z naszymi wskazówkami na pewno dasz radę. Możliwe, że nie chcesz, by ktokolwiek był świadkiem tego, co i w jaki sposób składowałeś do tej pory. Decyzja należy do Ciebie.

Proces zdrowienia Twojej przestrzeni

Uświadom sobie przede wszystkim, że właśnie rozpoczynasz proces, który sprawi, że poczujesz jak z Twoich barków spada olbrzymi ciężar. Tak dzieje się bardzo często podczas sprzątania. W przypadku zgromadzonych w nieładzie papierów, są one często niewiadomą, która dodatkowo wzmaga niepokój, więc warto się nimi jak najszybciej zająć. Mogą kojarzyć się z czymś dobrym, obojętnym, a nawet nieprzyjemnym. Możliwe też, że martwisz się czy na pewno nie zgubiłeś czegoś ważnego i masz nadzieję, że „to coś” gdzieś tam się znajduje – ale nie poczujesz ulgi, dopóki tego nie odnajdziesz. To ten moment. Rozpraw się z tym co było. Twoje otoczenie ozdrowieje, a Ty poczujesz, że zyskujesz miejsce na nadejście czegoś nowego i dobrego. Zamykasz stare rozdziały, symbolicznie żegnasz się z tym co było i robisz krok naprzód.

Włącz w tle ulubioną muzykę lub serial/program, który nie będzie zbytnio Cię rozpraszał, może film, który już dobrze znasz, ale uwielbiasz. Oczywiście od wszelkiego rozpraszacza do pracy najlepsza będzie cisza, jednak może potrzebujesz jakiegoś „szumu” w tle.

Przełóż kopiec tam, gdzie masz już przygotowaną czystą powierzchnię. Usiądź, weź kilka długich, głębokich oddechów i uśmiechnij się. Zaczynasz poprawiać jakość swojego życia.

Jak posegregować dokumenty?

Przejrzyj stosy i posegreguj je kategoriami.

Rachunki opłacone, rachunki do zapłacenia, faktury opłacone, faktury do uregulowania, ważne dokumenty, sentymentalne listy i kartki pocztowe, rysunki, magazyny, gazety, inne do przejrzenia oraz śmieci do natychmiastowego wyrzucenia (przeterminowane reklamy z centrów handlowych, podarte koperty, darmowe gazetki, itd.).

Posegregowane? Wspaniale! Zbierz te „śmieci do natychmiastowego wyrzucenia” – i zwyczajnie je wyrzuć. Po to był Ci ten pojemnik na makulaturę. Jeśli właśnie się zapełnił, opróżnij go i wracaj do pracy. Czas na kolejny krok…

Warto przejrzeć dawno już zapłacone rachunki, a przy okazji zapłacić te zaległe. Opłać rachunki zaraz po segregacji (nie rób tego pojedynczo w czasie segregacji, by nie tracić czasu na kilka logowań do banku internetowego, gdy za chwilę odnajdziesz kolejny rachunek). Nie odkładaj uregulowania rachunków na później. Możliwe, że znów o nich zapomnisz (co gorsza, zgubisz), a nawet, jeśli nie zapomnisz, kwestia ta będzie „wisiała Ci nad głową” i wywoływała wewnętrzny niepokój oraz poczucie, że „muszę coś jeszcze zrobić, muszę o czymś pamiętać”. Szkoda stresu. Jedna z ważniejszych zasad dotyczących domowego budżetu to: mieć uregulowane rachunki. To pomoże Ci czuć się spokojniej. I pozbędziesz się wewnętrznego niepokoju, że musisz coś jeszcze załatwić. Poza tym, upewnij się, że masz wszystkie rachunki uregulowane, aby nie bawić się już w dwie osobne sterty – łatwiej jest operować jedną kategorią pt. „rachunki opłacone”.

Zapłacone rachunki – możliwe, że uznałeś, iż powinny wylądować w koszu, jednak jeśli posiadasz choć odrobinę natury chomika albo twierdzisz, że nigdy nie wiadomo, kiedy mogą się one przydać (w naszym systemie prawnym jest to dość pragmatyczne podejście) – zasiądź do porządkowania. Poza tym: Czy wiesz, ile czasu należy trzymać poszczególne dokumenty?

Przeanalizuj, jakie typy rachunków posiadasz. Zwykle w kwestiach mieszkaniowych są to: czynsz, prąd, gaz, woda, CO – czasami łączone w rozmaitych konfiguracjach. Podziel je na grupy, a następnie ułóż w wersji od najstarszego, do najnowszego.

Druga wersja, to ułożenie rachunków wg dat – jednak z praktyki można stwierdzić, że ułożenie rachunków grupami tematycznymi jest wygodniejsze, ponieważ wiadomo, że czasami rachunki przychodzą bardzo nieregularnie i znalezienie konkretnego rachunku może być bardziej pracochłonne.

Ale teraz najbardziej pracochłonne zadanie…

Archiwizacja dokumentów

Skanowanie

Możliwe, że w tym miejscu Twój zapał opadnie. Możliwe, że stwierdzisz, że jednak wolisz to wszystko pochować w folie biurowe i włożyć do segregatora – w porządku. Masz przynajmniej zrobiony porządek w dokumentach. Brawo! Jednak jeśli jesteś minimalistą, czytaj dalej…

Prawdopodobnie uznasz, że ten segregator (a w rzeczywistości pewnie kilka teczek/segregatorów) Ci przeszkadza i, że niepotrzebnie zaśmiecasz swoje mieszkanie starymi rachunkami. Wówczas skanowanie wybawi Cię z tej „opresji”. Poza tym posiadając skany dokumentów, których nie możesz/nie chcesz wyrzucić – i tak łatwiej jest nimi operować w wersji elektronicznej. Dodatkową zaletą jest fakt, że przegląd dokumentów elektronicznych nie niszczy papieru, na którym są one wydrukowane.

Co będzie Ci tutaj potrzebne do skanowania? Oczywiście skaner, kabel do komputera/konfiguracja WiFi i oczywiście komputer. W wersji uproszczonej, choć nie tak spektakularnej w efektach będą to: aparat lub smartfon.

Zbierz swoje dokumenty i strona za stroną je zeskanuj – natychmiast podpisując zeskanowaną stronę (w tym czasie możesz skanować kolejną). I to co tutaj jest właśnie najważniejsze – system zapisu dokumentów na komputerze.

Jeżeli decydujesz się na robienie zdjęć, upewnij się, że wychodzą one wyraźne i, że lampa błyskowa nie prześwietla fragmentów dokumentacji (szczególnie na połyskliwym papierze lub na laminowanej dokumentacji). Po zrobieniu kilku zdjęć, umieść je na komputerze i podpisz.

Gdy zrobić kilkaset skanów/zdjęć bez natychmiastowego ich opisania, możliwe, że Twój zapał do późniejszego ich podpisywania odejdzie na zawsze i pozostawisz na komputerze taki sam bałagan, jaki poprzednio panował w papierach. Nie odkładaj tego na później. Dziś możesz przecież porobić skany/zdjęcia i opisy wszystkich dokumentów pt. „bank”, jutro mogą to być wszystkie dokumenty pt. „praca” czy „uczelnia”. Tylko nie dopuść do wymieszania się tego, co osiągnąłeś poprzez segregację.

Najwygodniej jest skanować dokumenty do pliku np. w formacie jpg. Tego typu plik z zeskanowaną stroną w formacie A3, nie powinien zająć więcej niż 1MB. Jest to jakość wystarczająca, by plik był czytelny, ale też nie jest ona zbyt wielka. Zeskanowane dokumenty prezentują się na komputerze zdecydowanie lepiej od zrobionych dokumentom zdjęć.

System archiwizacji rachunków

Podpisywanie dokumentów

Jak podpisywać dokumenty? Opracuj taki sposób zapisu dokumentów, żeby był dla Ciebie domyślny. Jeśli archiwizujesz konkretne dokumenty, zastanów się, pod jakąś nazwą byś ich poszukiwał. Można również wykorzystać stworzony (i sprawnie funkcjonujący) poniższy system.

Foldery do porządkowania dokumentów

Dla każdego typu dokumentów tworzysz osobny folder, do którego będziesz przenosić pliki. W przeciętnym gospodarstwie domowym (przykładowo: mieszkanie w bloku), może sprawdzić się poniższa lista proponowanych folderów na dokumenty:

• SM – spółdzielnia mieszkaniowa (lub inna wspólnota mieszkaniowa) albo dokumenty związane z wynajmem mieszkania), możesz też go nazwać: mieszkanie, dom itd.,
• Gaz,
• Prąd,
• Internet,
• TV – telewizja,
• CO – centralne ogrzewanie,
• Kredyt,
• Ubezpieczenie,
• Telefon,
• Inne.

W każdym z folderów umieszczasz dokumenty, które są z nim związane.

Skanując np. list od spółki gazowej, od której otrzymujesz fakturę albo prognozę zużycia wraz z nowym regulaminem usług, możesz to wszystko umieścić w folderze gaz (o ile zdecydujesz się na tak dokładne skanowanie przychodzących do Ciebie dokumentów). Będą się tylko różnić nazwą (chociaż nieznacznie).

Wszystkie dokumenty, umowy, rachunki, faktury, KP (kasa przyjęła), przelewy, także inne dokumenty muszą trafić do odpowiedniego folderu związanego z zeskanowanym „papierem”.

Pamiętaj!
1 strona dokumentu = 1 skan
1 karta dwustronna dokumentu = 2 skany, np. podpisane „a” i „b”, ale może właśnie przejdźmy do oznaczania dokumentów…

Jak oznaczać dokumenty?

Po umieszczeniu dokumentu w odpowiednim folderze, zmieniasz jego nazwę. Jak tworzyć nazwę dokumentu?

Typ dokumentu

Na początku nazwy dokumentu piszesz nazwę folderu, do którego należy dokument – na wypadek, gdyby kiedyś pliki się wymieszały (nie jest o to trudno). Poszukując zagubionego dokumentu, segregując wymieszane dokumenty alfabetycznie według nazwy pliku – bardzo łatwo będziesz mógł przenieść je ponownie do właściwego katalogu.

Nie próbuj jednak tworzyć w folderze – podfolderów związanych z rokiem powstania dokumentu. Dlaczego? Dlatego, że niektóre rachunki przechodzą z jednego roku na drugi, poza tym tworzy to niepotrzebne foldery. Za dużo klikania w poszukiwaniu czegokolwiek. Zaraz przekonasz się, że jest to bardziej czytelne.

Można oczywiście z czasem stworzyć folder archiwalny, w którym umieścimy starsze dokumenty – folder do końca określonego roku, np. ubiegłego, by mieć pod ręką tylko najważniejsze i najnowsze dokumenty. Jednak teraz się tym nie zajmuj – najpierw zrób porządek.

Zatem jak na razie wygląda nasz dokument? Na początku znajduje się nazwa folderu, w którym go umieszczamy, np. „prąd”, „SM”, „kredyt”.

Szczegółowy typ dokumentu

Po nazwie folderu – warto również dopisać, czego dotyczy dokument, jeśli zależy nam na szybkim odnalezieniu dokumentu, np. „SM ubezpieczenie”, „SM czynsz”, „CO rozliczenie”, „prąd upomnienie”.

Możesz również dopisać na początku, jakiego lokalu dotyczy rachunek za prąd, czynsz itd. „Kraków SM czynsz”, „Warszawa prąd”, „Kalisz gaz zmiana taryfy”, „Wroniecka Internet zmiana regulaminu” – jeśli posiadasz np. dwa mieszkania, domy itd. System ma być czytelny, przejrzysty dla Ciebie i dostosowany do Twojego gospodarstwa domowego oraz Twojego stylu życia. Powyższy to tylko propozycja.

Jednak w wersji podstawowej typ dokumentu wygląda tak: „SM czynsz”, „gaz zmiana taryfy”, „CO rozliczenie”, „prąd rachunek” itd.

Data wystawienia dokumentu

Za typem dokumentu powinna znaleźć się data wystawienia dokumentu. Jak zapisać datę podczas archiwizacji dokumentów?

Datę zapisuj z podkreśleniem (jest to czytelniejsze niż myślnik) w kolejności:

rok_miesiąc_dzień
RRRR_MM_DD

Zostało już sprawdzone podczas archiwizacji dokumentów w kilku firmach, że taki system zapisu jest czytelniejszy i łatwiejszy w obsłudze.

Jeśli dokumenty posegregujesz według typu dokumentu, to zostaną posegregowane najpierw według lat, potem według miesięcy, a następnie według dni. To zdecydowanie ułatwi znalezienie odpowiedniego, zarchiwizowanego dokumentu. Jeżeli dokument został wydany w dniu albo miesiącu o jednocyfrowej liczbie, np. piątego kwietnia 2012, zapisuj dokument 2012_04_05, czyli dopisując zero przed jednocyfrową cyfrą dnia albo miesiąca. Dlaczego? Ułatwi to segregację, gdyż zero jest przed jedynką (10-19 dzień miesiąca, 10-12 miesiąc), dwójką (20-29 dzień miesiąca) czy trójką (30-31 dzień miesiąca), czyli liczbą dziesiętną naszego systemu.
Aby to wyjaśnić, warto przyjrzeć się kolejności alfabetycznej dla prawidłowo i nieprawidłowo zapisanego 2 maja 2015 [prawidłowy format wg tego systemu: 2015_05_02].
Kolejność alfabetyczna [A-Z, 0-9]:
2015_03_08 [inny przykładowy, prawidłowo zapisany dzień]
2015_05_02 [dobrze]
2015_05_14 [inny przykładowy, prawidłowo zapisany dzień]
2015_05_2 [źle zapisany dzień, 2 maja nie występuje po 14 maja]
2015_11_12 [inny przykładowy, prawidłowo zapisany dzień]
2015_5_02 [źle zapisany miesiąc, miesiąc maj nie występuje po listopadzie]
2015_5_1 [źle zapisany miesiąc i dzień, 1 maja nie występuje po 2 maja ani po listopadzie]

Dla zaprezentowania Ci, jak bardzo stanie się to czytelne, weź pod uwagę poniższe daty zapisane według wspomnianego systemu:
2012_11_02, 2012_01_02, 2012_01_12, 2012_11_12, 2012_05_02

Powyższe daty posegregujemy według nazwy dokumenty o tym samym typie (np. „SM czynsz”), wówczas pliki zostaną posegregowane w następujący sposób:
SM czynsz 2012_01_02,
SM czynsz 2012_01_12,
SM czynsz 2012_05_02
SM czynsz 2012_11_02,
SM czynsz 2012_11_12.

Zobacz jak łatwo znajdziesz wówczas dokument związany z czynszem o określonej dacie. Na pewno będzie to bardzo czytelny zapis, który pomoże Ci szybko odnaleźć poszukiwany dokument.

Inne zalety tego systemu dat? Kiedy zdecydujesz się wyszukać jakiś dokument, a nie będziesz wiedzieć, w którym roku został wydany, ale wiesz, że było to w maju, wystarczy, że wpiszesz do wyszukiwarki: „_05_” – i wyszukasz wszystkie dokumenty z maja. Jeżeli będzie Cię interesował konkretny, np. 2012 rok, wpiszesz: „2012_”.

Oczywiście wyszukiwanie dnia może wskazać więcej wyników, ale prawdopodobnie nie będziesz pamiętać, w jakim dniu został wydany dokument 🙂

Dokładna informacja

Po dacie umieszczasz opis dokumentu, czyli np. FV (faktura VAT), FV oryginał (oryginał faktury VAT), FV kopia (kopia faktury VAT), FV błędna (błędna faktura VAT), FV poprawiona (poprawiona faktura VAT), zmiana regulaminu, zmiana taryfy, wezwanie do zapłaty, KP (kasa przyjęła), itd.

Opis dokumentu ma Ci pomóc bez zaglądania do dokumentu określić, co to za dokument. Jeśli jednego dnia były wystawione dwa dokumenty, można dopisać, że ten został poprawiony – dopisując na końcu słowo „błędny” czy „zły” albo „poprawiony” czy „dobry”/”ok”.

Numer strony

Po opisie możesz podać, której strony dotyczy dokument. Proponuję zamiast stron wpisywać kolejną literę alfabetu,
a – strona pierwsza,
b – strona druga,
c – strona trzecia,
itd.
Liczby bardzo rzucają się w oczy i lepiej, gdy w nazwach liczby dotyczą jedynie daty. Poza tym liter alfabetu jest o wiele więcej. Warto stosować alfabet łaciński.

System archiwizacji dokumentów

Analogicznie możesz opracować system segregacji dokumentów tworząc foldery takie jak:

• Akty – akt notarialny, akt urodzenia, akt zgonu itd.,
• Zdrowie – folder, w którym umieścisz zeskanowane skierowania, wyniki badań, wypisy ze szpitali, zdjęcia i filmy medyczne, inne dokumenty medyczne.
• PUP – urząd pracy,
• US – urząd skarbowy,
• Praca – wszystkie dokumenty związane z pracą takie jak RMUA, umowa o pracę, umowa zlecenie, rozwiązanie umowy, świadectwo pracy itd,
• SP – szkoła podstawowa, jeśli dokumenty dotyczą szkoły podstawowej,
• LO – liceum ogólnokształcące, jeśli uczyłeś się w tego typu szkole i posiadasz jakieś dokumenty do archiwizacji, możesz także wpisać inne skróty LE, LP, ZSZ itd.,
• UW – Uniwersytet Warszawski lub inny skrót uczelni wyższej, na której studiowałeś.

Jeżeli archiwizujesz dokumenty związane z kilkoma osobami, to tak jak w przypadku posiadania kilku mieszkań czy domów, do typu dokumentów możesz dopisać imię albo nazwisko, aby w przyszłości się nie wymieszały, gdyż zdecydowanie szybciej odnajdziesz dokumenty podpisane w następujący sposób:
LO Kasia,
LO Michał,
LP Marta,
ASP Marta,
UW Kasia,
UW Michał.

Zatem w Twoich papierach mogą znaleźć się poniższe typy dokumentów:

• Akt notarialny, ślubu, urodzin, zgonu, inne
• Rachunki: czynsz, prąd, gaz, CO, wynajem, zakup czegoś istotnego (auto), itd.
• Dokumenty związane z uczelnią, szkołą, kursem.

Podsumowując… Sprawdzona technika archiwizacji może wyglądać następująco:

typ dokumentu | data wystawienia rachunku | dokładna informacja | numer strony

Przykładowe zapisy dokumentów związanych z rachunkami dotyczącymi mieszkania:
gaz 2012_11_03 FV a – rachunek za gaz z 3 listopada 2012 roku, faktura VAT, strona pierwsza,
gaz 2011_11_25 FV prognoza 2012_05 a – prognoza z 25 listopada 2011 roku, dotycząca maja 2012 roku, faktura VAT, strona pierwsza,
gaz 2012_11_03 FV b – rachunek za gaz z 3 listopada 2012 roku, faktura VAT, strona druga,
prąd 2013_02_02 – jakiś dokument związany z prądem, który trudno opisać z 2 lutego 2013 roku,
prąd upomnienie 2012_04_23 – rachunek za prąd, upomnienie z 23 kwietnia 2012 roku,
SM ubezpieczenie 2008_04_14 – ubezpieczenie w spółdzielni mieszkaniowej z 14 kwietnia 2008 roku,
SM KP 2012_03_22 b – spółdzielnia mieszkaniowa, kasa przyjęła, z 22 marca 2012 roku,
SM czynsz 2012_07_01 – czynsz ze spółdzielni mieszkaniowej z 1 lipca 2012 roku,
SM 2012_09_30 prawo do lokalu – spółdzielnia mieszkaniowa, prawo do lokalu z 30 września 2012 roku,
Internet 2012_06_08 FV oryginał – oryginał faktury VAT za Internet 8 czerwca 2012 roku,
CO rozliczenie 2012_03_28 – rozliczenie za centralne ogrzewanie z 28 marca 2012 roku.

Dla przykładu również inne foldery z dokumentacją:

Folder – zdrowie:
2009_04_22 badanie doppler – Badanie Doppler z 22 kwietnia 2009 roku
badania wyniki 2011_10_17 gęstość kości kręgosłup
2008_06_10 karta informacyjna szpital b
2008_04_04 echo serca a
2008_02_05 recepta szpital Olfen
2008_06_13 skierowanie hematologia
2008_09_03 wyniki genetyka

Inne:
akt urodzenia 1999_03_12 – data wydania aktu urodzenia (nie sama data urodzenia)
AVIVA 2011_01_20 c – trzecia strona ubezpieczenia
CCC reklamacja 2013_09_23 a – pierwsza strona reklamacji w sieci CCC

LO
LO świadectwo dojrzałości 2001_06_15 kopia d – czwarta strona świadectwa maturalnego z 15 czerwca 2001 roku,
LO zaświadczenie matura łączona 2001_05_21 oryginał – odpis zaświadczenia z matury łączonej z 21 maja 2001 roku,
LO zaświadczenie matura łączona 2001_05_21 odpis – odpis zaświadczenia z matury łączonej z 21 maja 2001 roku.

UAM
UAM Monika podanie geografia 2006_06_15 – podanie Moniki o przyjęcie na studia z 15 czerwca 2006 roku na geografię UAM

Itd. Przykłady można mnożyć. Odpowiednio uporządkowane dokumenty w firmie pomagają też zoptymalizować czas pracy.

Tak opisana dokumentacja dotyczy oczywiście osób, które kolekcjonują ogromne ilości dokumentów, których nawet nie potrzeba przechowywać, ale trzymają je albo na pamiątkę albo na tzw. „wszelki wypadek”.

Uwaga! Skanowanie tego typu dokumentów w tak ogromnej ilości, wszystkich oryginałów i kopii, opłaconych rachunków, dowodów wpłat itd. może okazać się niezmiernie czasochłonne, natomiast na pewno w przypadku osób, które i tak zbierają tego typu dokumenty, może być zbawienne. Zdecydowanie łatwiej jest znaleźć tego typu zeskanowany dokument niż wyszukać go w stercie innych papierów – nawet, jeśli są one uporządkowane. W formie elektronicznej nie zajmują one również tyle miejsca, co dokumenty składowane w teczkach, foliach i segregatorach.

Warto przypomnieć, że dokumenty najlepiej skanować do pliku w formacie jpeg, jpg w wielkości ok. 1MB na stronę, by były dość czytelne i można je było wyraźnie wydrukować. Zresztą nikła szansa na tego typu wydruk, ale dokument z przeszłości naprawdę może się niespodziewanie przydać (jak np. wynik bardzo starego badania albo treść jakiegoś rzekomo zamierzchłego regulaminu).

Oczywiście po upływie pewnego czasu, można również usunąć starsze dokumenty elektroniczne albo przenieść je do folderu archiwum.

Jeśli otrzymujesz faktury elektroniczne, nie musisz ich skanować, za to możesz je podpisać analogicznym systemem nazewnictwa dokumentów elektronicznych. Tym sposobem segregując według nazw, otrzymasz chronologiczny spis dokumentów niezależnie od ich formatu, tj. jpg, jpeg, pdf, doc, xls i innych. Na pewno ułatwi Ci ich przegląd.

Po zakończeniu archiwizacji – nie miej skrupułów i podrzyj dokumenty, których już nie potrzebujesz, rachunki, które popłaciłeś itd., natomiast na dokumenty, które musisz przechowywać (chcesz czy nie chcesz, żyjesz w określonym systemie – i niestety jesteś zmuszony posiadać niektóre dokumenty) – załóż specjalny segregator, do którego włożysz kilka folii na dokumenty, które podpiszesz tak samo jak foldery na typy dokumentów podczas archiwizacji elektronicznej.

Faktury, które musisz ewentualnie przedstawić w Urzędzie Skarbowym, jak np. faktury za Internet z poprzednich lat – możesz dodatkowo posegregować według lat, których dotyczą. Kiedy upłynie rok, do którego musisz je okazać, możesz podrzeć cały zestaw faktur z danego okresu czasu.

Uważaj jednak podczas wyrzucania! Dokumenty, w których widnieją Twoje dane osobiste – koniecznie podrzyj. Użyj do tego specjalnej maszyny albo wydrzyj swoje imię, nazwisko, adres, numer telefonu i inne – a następnie podrzyj je na drobne części. Stosowanie maszyny do darcia papieru na pewno ułatwi Ci życie, ale możesz też przekonać się, że darcie papierów i wrzucanie ich do torby na makulaturę – może być dla Ciebie wręcz wydarzeniem oczyszczającym Cię z balastu. Symbolicznie darcie papierów może przynieść Ci dużą ulgę, a ujrzenie stosu wyrzucanej makulatury również może pozytywnie naładować Cię energią do dalszych porządków.

Uwierz, umiejętność tego typu archiwizacji dokumentów – może odciążyć Twoją głowę i nerwy, a paradoksalnie zaoszczędzi także Twój czas. Możliwe, że gdzieś w trakcie skanowania dokumentów – stracisz cierpliwość i uznasz, że jednak wolisz się pozbyć dokumentacji niż ją skanować. Możliwe też, że tak jak zostało to wspomniane wcześniej – uznasz, że wolisz schować wszystkie posegregowane dokumenty do segregatora. OK, to jest Twój wybór. Nie pozwól jednak, by sterta papierów przeszkadzała Ci życiu.

Notatki, kserówki

Notatki, kserówki? Jeśli kserowałeś książkę – prawdopodobnie znajdziesz ją w bibliotece. Jeśli robiłeś notatki – możesz je zeskanować. Możesz także co cenniejsze oprawić albo włożyć do jakiejś teczki i schować. Oczywiście tylko wtedy, gdy faktycznie zamierzasz z nich kiedykolwiek skorzystać.

Niezidentyfikowane treści

Co zrobić z kartkami, na których masz spisane numery telefonów, jakieś informacje, w chwili obecnej niezidentyfikowane treści, znaki, rysunki czy wskazówki? Jeśli nie wiesz, co z tym zrobić, ale masz przeczucie, że możesz tego kiedyś szukać – zrób zdjęcie, skan – podpisz najlepiej jak potrafisz. Możesz też przepisać krótsze notatki, obdzwonić numery telefonów. Jednak jeśli wiesz, że nigdy z tego nie skorzystasz – podrzyj kartkę i ją wyrzuć.

Listy, kartki pocztowe, rysunki

Co zrobić z rysunkami, listami, kartkami pocztowymi? Jeśli miałyby Ci psuć nastrój – podrzyj je lub wyrzuć. Możesz je również zeskanować i opisać według wcześniejszego systemu. Jeśli jednak darzysz je sentymentem i chętnie do nich wracasz – schowaj do ładnego pudełka i przechowuj jak najcenniejsze skarby.